Als Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen? Muss das sein? Muss denn jemand, der ohnehin von der Umsatzsteuer befreit ist, dem Finanzamt gegenüber etwas belegen? Die Antwort ist sehr einfach: Ja. Auch als Kleinunternehmer gibt es die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen und zur Aufbewahrung von Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen. Was es alles zu beachten gibt, erfährst du hier! Show
1. Kleinunternehmer Rechnung - Das Finanzamt muss prüfen könnenDer Grund für die Pflicht zur Rechnungserstellung ist recht einfach: Es kann jederzeit die Situation auftreten, dass der Unternehmer, der bisher keine Umsatzsteuer einnehmen und Vorsteuer anrechnen durfte, aufgrund eines guten Geschäftsverlaufs umsatzsteuerpflichtig wird.
In diesem Fall kann von der nach § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz
normierten 2. Rechnungsstellung - Der entscheidende Satz auf der RechnungFür Kleinunternehmer ist es besonders wichtig, dass sie ihre Kunden auf allen Rechnungen auf ihre Kleinunternehmer-Eigenschaft hinweisen. Das verhindert nicht nur Irritationen und Nachfragen, sondern verhindert auch, dass der Rechnungsempfänger gegenüber dem Finanzamt Vorsteuer geltend macht, die er nie bezahlt hat. Warum weisen Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer aus? Wie man diesen Hinweis in der Kleinunternehmer-Rechnung formuliert, ist Geschmackssache. Entscheidend ist, dass es für den Rechnungsempfänger klar erkennbar wird, warum keine Mehrwertsteuer bei der Rechnungsstellung ausgewiesen ist. Suche dir am besten eine Formulierung aus, die dir persönlich für deine Muster und Vorlagen am besten gefällt. Beispiele:
Vorlage für eine Kleinunternehmer-RechnungHier ist eine Vorlage für die Rechnung eines Kleinunternehmers an seine Kunden, die alle erforderlichen Merkmale einer Rechnung enthält, die von einem umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmer ausgestellt wird. Man kann sie kostenlos als Muster oder Vorlage für eigene Rechnungen verwenden. Im Gegensatz zur Rechnung eines steuerpflichtigen Unternehmers enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer – denn es gilt ja die Kleinunternehmerregelung. Wichtig ist der Hinweis auf die Eigenschaft als Kleinunternehmer als Erklärung dafür, dass Umsatzsteuer nicht berechnet wird. Diese Angabe ist sehr wichtig! Die Angabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer entfällt aus dem gleichen Grund.
Die Abkürzung „Pos.” steht für Position und bezeichnet eine fortlaufende Nummer für die einzelnen Artikel oder Leistungen. Diese Nummer ist nicht unbedingt notwendig, sorgt aber für Übersichtlichkeit. Hat der Kunde beispielsweise Fragen zu einzelnen Leistungen oder weigert er sich, bestimmte Leistungen zu bezahlen, kann er in der Kommunikation mit dem Rechnungsaussteller ganz einfach auf die einzelnen Positionen hinweisen. 3. Umsatzsteuer ausgewiesen? Das kann teuer werden!
Auf keinen Fall darf sich aus der Rechnung eines Kleinunternehmers ein Umsatzsteuer-Betrag ergeben! Als Kleinunternehmer im Sinne von 4. Was muss auf der Rechnung stehen? Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-RechnungAuch wer kostenlose Rechnungsvorlagen für seine Rechnungen benutzt, sollte zumindest in einem Schnell-Check prüfen, ob diese die wesentlichen Angaben enthalten. Diese wichtigsten Punkte sind:
5. Wie wird die Rechnung übermittelt?
Das heißt also, dass der lästige Papierkrieg für die meisten Rechnungen entfallen kann. Alle Rechnungen können neben der – selbstverständlich immer noch gültigen – Papierform auch per Fax oder E-Mail versendet werden. Das ist eine erhebliche Arbeitserleichterung insbesondere für Selbstständige. Trotzdem muss eine gültige Rechnung einige Voraussetzungen erfüllen. Diese sind in § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes aufgeführt:
6. Aufbewahrungsfristen für RechnungenDamit eine jederzeitige Überprüfung deiner Unterlagen durch das Finanzamt gewährleistet ist, gibt es besondere Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Diese Pflichten sind in § 14b Umsatzsteuergesetzgeregelt. Gelten diese Pflichten auch für Kleinunternehmer, die doch von der Umsatzsteuer befreit sind? Die Antwort ist einfach: Ja, und zwar ohne Einschränkungen. Denn in § 19 UStG, der die Kleinunternehmerregelung enthält, wird auf eine Reihe von Ausnahmen verwiesen, die für Kleinunternehmer gelten. Auf § 14b UStG wird aber gerade nicht verwiesen. Das heißt: Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen aufbewahren, und dies sogar über einen sehr langen Zeitraum: 10 Jahre! Für welche Rechnungen gilt diese Aufbewahrungsfrist?
Tipp: elektronische Aufbewahrung Rechnungen, die in elektronischer Form eingegangen sind oder auf diese Weise selbst den Kunden gestellt wurden, müssen in genau derselben Weise gespeichert werden, in der Sie ausgestellt wurden. Allerdings muss hierfür ein Datenträger benutzt werden, der im Nachhinein nicht verändert werden kann. Benutze dafür also am besten eine CD oder DVD. Auch eine Datenaufbewahrung in der Cloud ist unter bestimmten Bedingungen rechtlich möglich. Diese Möglichkeit ist vor allem sehr praktisch und macht dich unabhängig von deiner eigenen Hardware. Der Gesetzgeber stellt aber besondere Anforderungen an den Ort des Servers und die Zugänglichkeit der Daten (§ 14b Abs. 2 Satz 2 Umsatzsteuergesetz). 7. Was gibt es sonst noch zu beachten?Für Freiberufler und andere Selbstständige – nicht nur für Kleinunternehmer – gilt, sich bei einer Rechnung nicht immer blind auf die Richtigkeit einer Vorlage (Musterrechnung, Rechnungsvorlage usw.) zu verlassen. Fehler in der Rechnung können viele unangenehme Folgen nach sich ziehen – die Buchhaltung stimmt nicht, Geldstrafen können folgen und manchmal sogar Freiheitsstrafen. Denn jede Musterrechnung ist nur für den Regelfall konzipiert. Oft gibt es Geschäfte, die vom Muster abweichen, beispielsweise Lieferungen mit Auslandsbezug. Hierfür muss die Rechnungsvorlage verändert werden oder eine andere Musterrechnung benutzt werden. Auch diese gibt es kostenlos zum Download. Auf diese Ausnahmen vom Regelfall sollte man achten:
Kostenlose Muster und VorlagenGlücklicherweise muss nicht jede Rechnung selbst getippt werden. Wer Zeit und Mühe sparen will, besorgt sich kostenlose Rechnungsvorlagen. Wie sieht eine Rechnung von Kleinunternehmer aus?Eine ordentliche Kleinunternehmer-Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers, die (Finanzamts-)Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungs- bzw.
Was muss alles auf der Rechnung stehen?Was auf einer Rechnung stehen muss. Rechnungsdatum.. Vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers. ... . Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ... . Vollständiger Name (inklusive Bezeichnung des Unternehmens) und Anschrift des Leistungsempfängers. ... . Termin oder Zeitraum der Lieferung bzw.. Was zählt zum Umsatz bei Kleinunternehmer?Lag Ihr steuerpflichtiger Jahresumsatz im Gründungsjahr unter 22.000 Euro und erwarten Sie im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz, bleibt es bei der Kleinunternehmer-Regelung. Überschreiten Sie im zweiten Jahr die 22.000-Euro-Grenze, unterliegen Sie ab dem dritten Jahr automatisch der Regelbesteuerung.
Kann man Rechnung ohne Mwst schreiben?Demnach kann der Unternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer-ID ausstellen. Diese Steuerbefreiung ist jedoch freiwillig und keine Pflicht für den Unternehmer. Unternehmen, die zwar alle Voraussetzungen für die Einstufung als Kleinunternehmer erfüllen, können die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.
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