Viele Nebenkosten dürfen Sie im Rahmen der Warmmiete auf Mieter:innen umlegen. Hier geben wir Ihnen eine Übersicht der umlagefähigen Nebenkosten sowie Hinweise zur korrekten Vorgehensweise bei Mietvertrag und Nebenkostenabrechnung.
In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) erhalten Sie eine ausführliche Übersicht aller Nebenkosten, die Sie auf Mieter:innen umlegen dürfen. Dabei handelt es sich um Kosten, die Sie als Vermieter:in für die Bewirtschaftung der Mietimmobilie haben. Bestimmte Nebenkosten sind umlagefähig. Das bedeutet, dass Sie sie im Rahmen der Warmmiete an Mieter:innen weitergeben dürfen. Damit sind sie umlagefähig und werden zu Betriebskosten.
Insgesamt gibt es 17 Posten für die Betriebskosten, die Sie auf Mieter:innen umlegen dürfen. Dies geht jedoch nur, wenn Sie dies entsprechend im Mietvertrag erwähnen. Achten Sie daher darauf, eine korrekte Vorlage zu nutzen – laden Sie sich dafür den gratis Mietvertrag von ImmoScout24 herunter, der alle wichtigen Vorgaben zu Nebenkosten enthält.
Wenn Sie dies im Mietvertrag ausdrücklich erwähnen, dürfen Sie diese Kosten auf die Miete aufschlagen.
Mieter:innen müssen die Kosten für das laut Zähler von ihnen verbrauchte Wasser übernehmen.
Mieter:innen müssen die Kosten für Abwasser sowie Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung übernehmen.
Heizungskosten sind ein wesentlicher Bestandteil der Warmmiete. Sie sollten sie zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen. In modern ausgestatteten Gebäuden ist auch eine exakte Heizkostenabrechnung, getrennt pro Wohneinheit, möglich.
Auch diese Kosten sollten Sie in die Nebenkosten aufnehmen und zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen.
Sind die beiden Anlagen verbunden, rechnen Sie sie gemeinsam mit der beschriebenen Verbrauchsregelung ab.
Der gemeinschaftliche Aufzug erzeugt Kosten für Strom, Überwachung, Wartung und Reinigung. Alle Mieter:innen, auch die im Erdgeschoss (außer in bestimmten Sonderfällen), teilen sich diese Kosten.
Kosten für öffentliche und nicht-öffentliche Straßenreinigung und Müllbeseitigungskosten dürfen Sie ebenfalls als Nebenkosten abrechnen.
Die Gebäudereinigung sowie die Ungezieferbeseitigung wird meist von einer Reinigungsfirma übernommen, die alle Mieter:innen bzw. Eigentümer:innen gemeinsam bezahlen. Alternativ kann die Hausgemeinschaft Aufgaben wie die Reinigung des Treppenhauses einvernehmlich an bestimmte Mieter:innen übergeben.
Die gärtnerische Instandhaltung der Außenanlagen und Gartenflächen dürfen Sie auf die Mieter:innen umlegen.
Mieter:innen müssen auch die Stromkosten für Beleuchtung von gemeinschaftlich genutzten Plätzen wie Tiefgarage und Treppenhaus übernehmen.
Wenn das Mietobjekt einen Schornstein hat, gehören auch die Abgaben für den Schornsteinfeger zu den umlagefähigen Nebenkosten.
Alle Versicherungen, die das Gebäude betreffen, können Sie auf Mieter:innen umlegen.
Der:die Hausmeister:in wird häufig von den Mieter:innen bezahlt. Hier gibt es jedoch Ausnahmen wie Verwaltungsarbeiten, Reparaturarbeiten und Anschaffungskosten für Geräte – diese Ausgaben müssen Sie als Vermieter:in decken.
Kosten für die Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen sind ebenfalls umlagefähig.
Laut Betriebskostenverordnung können Sie Gebühren für einen Raum zur Wäschepflege umlegen.
Wenn sonstige Kosten anfallen, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob Sie diese auf die Mieter:innen umlegen dürfen, können Sie den konkreten Einzelfall in der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten prüfen oder juristischen Rat einholen. Wichtige Voraussetzung ist auch hier immer, dass die Position im Mietvertrag eindeutig genannt wird. Beispiele für zulässige sonstige Kosten sind etwa die regelmäßige Reinigung der Dachrinne und die Wartung des Blitzableiters.
Grundsätzlich gilt, dass Sie bestimmte Nebenkosten unter keinen Umständen auf die Mieter:innen umlegen dürfen. Dies sind alle Kosten, die die Verwaltung der Mietimmobilie, die Instandhaltung und Instandsetzung, und Ihre eigenen Gebühren betreffen. Auch Ausgaben für die Eigentümergemeinschaft sind Sache der Vermieter:innen.
Nicht umlagefähige Nebenkosten auf einen Blick:
- Verwaltungskosten
- Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung
- Bankgebühren des Vermieters
- Portokosten für Abrechnungen
- Abschreibungen und Rücklagen
§ 556 des BGB enthält klare Vorgaben darüber, welche Nebenkosten sich umlegen lassen und welche nicht. Vor der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sollten Sie sich grundlegend zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten informieren.
Eine korrekte Nebenkostenabrechnung ist wichtig, denn Mieter:innen können die Zahlung falsch abgerechneter Nebenkosten verweigern. Sogar Rückforderungen für falsche Nebenkostenabrechnungen sind möglich. Vermieter:innen müssen daher bei der Nebenkostenabrechnung sehr präzise vorgehen – und das bereits bei der Erstellung des Mietvertrags, damit genau geregelt ist, welche Nebenkosten später abgerechnet werden dürfen.
Folgende Fehler passieren häufig bei der Nebenkostenabrechnung:
- Es werden Nebenkosten abgerechnet, die der:die Vermieter:in tragen muss oder die nicht im Mietvertrag als umlagefähige Nebenkosten explizit aufgelistet wurden.
- Es wird ein falscher Abrechnungszeitraum angegeben.
- Die Abrechnung wird generell zu spät erstellt. In diesem Fall muss der:die Vermieter:in beweisen, dass ihn:sie keine Schuld trifft, damit die Abrechnung wirksam bleibt.
- Vorsicht bei den sonstigen Kosten: Hier ist es besonders wichtig, nur jene abzurechnen, die zulässig sind und im Mietvertrag erwähnt wurden.
- Für die Einkommenssteuer, aber auch für Mieter:innen, die Einsicht nehmen möchten, müssen Rechnungen zu den
umgelegten Nebenkosten aufbewahrt werden. Wer Belege vergisst, kann sie nicht abrechnen.
Die Fehlerquellen sind vielfältig und es kann passieren, dass eine Betriebskostenabrechnung unabsichtlich Fehler enthält. Das bedeutet jedoch nicht, dass Mieter:innen die Abrechnung einfach ignorieren dürfen. Suchen Sie am besten das persönliche Gespräch oder zahlen Sie die Betriebskosten nur unter einem – schriftlichen dokumentierten – Vorbehalt.
Mieter:innen haben das Recht, eine korrekte Abrechnung zu erhalten. Nach dem Hinweis, dass die Abrechnung fehlerhaft ist, müssen Vermieter:innen eine neue Nebenkostenabrechnung bereitstellen. Gelingt das nicht innerhalb der gesetzlichen Frist von zwölf Monaten nach § 556 Abs. 3 BGB, so kann keine Nachzahlung gefordert werden.
Der Widerspruch gegen die fehlerhafte Nebenkostenabrechnung muss ebenfalls binnen zwölf Monaten ab Zustellung der fehlerhaften Abrechnung erfolgen.
Die umlagefähigen Nebenkosten müssen im Mietvertrag ausdrücklich genannt werden, damit sie als wirksam vereinbart gelten. Besondere Vorsicht gilt bei den sonstigen Kosten. Diese müssen korrekt sein, damit Sie sie abrechnen dürfen. Bei der Angabe von umlagefähigen Nebenkosten im Mietvertrag sollten Sie besonders präzise vorgehen und unter Umständen juristischen Rat einholen.
Haben Mieter:innen für die Nebenkosten eine monatliche Vorauszahlung im Rahmen der Warmmiete geleistet, ist der:die Vermieter:in verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Diese formalen und inhaltlichen Kriterien sollten Sie berücksichtigen, damit Sie die Nebenkosten korrekt berechnen:
- Die Nebenkostenabrechnung muss schriftlich vorliegen.
- Sie müssen die Nebenkostenabrechnung einmal alle zwölf Monate übermitteln.
- Die Abrechnungsperiode darf höchstens zwölf Monate betragen.
- Die Abrechnung muss verständlich und übersichtlich sein.
- Die Abrechnung muss eine Aufstellung der Gesamtkosten enthalten.
- Sie müssen die geleisteten Vorauszahlungen mit den Gesamtkosten verrechnen.
Sie wünschen sich Unterstützung bei der Nebenkostenabrechnung? Dann nutzen Sie die kostenlose Vorlage von ImmoScout24! Dort sehen Sie mit wenigen Klicks, welche Kosten umlagefähig sind, und wie sich diese auf Ihre Mieter:innen verteilen. Das fertige Dokument können Sie einfach als PDF herunterladen und an Ihre Mieter:innen schicken.