Wie verhalte ich mich, wenn ich eine Abmahnung erhalten habe?
Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben (egal ob mündlich oder schriftlich) und der Meinung sind, dass sie unrechtmäßig ist, sollten Sie sich wie folgt verhalten:
- Zunächst sollten Sie keine Erklärungen abgeben (weder schriftlich noch mündlich), dass Sie die Abmahnung anerkennen.
- Dann sollten Sie möglichst bald nach Erhalt der Abmahnung den Sachverhalt festhalten. Dies dient der Sicherung von Beweismitteln, die im Laufe der Zeit ansonsten vergessen werden könnten. So bietet es sich beispielsweise an, schriftliche Unterlagen oder E-Mails, die im Zusammenhang mit der Abmahnung stehen, aufzubewahren oder mit Kolleginnen und Kollegen, die als Zeugen in Frage kommen, über den Vorfall zu sprechen (vielleicht sogar auch deren Stellungnahme einzuholen). Sie können auch ein schriftliches Protokoll über die Geschehnisse anfertigen, dass Ihre Sicht der Dinge wiedergibt.
Wie kann ich mich gegen eine Abmahnung wehren?
Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben, stehen Ihnen verschiedenen Möglichkeiten zur Verfügung, sich dagegen zu wehren:
- Gegendarstellung bzw. Widerspruch
- Einschaltung des Betriebsrats
- Anspruch/Klage auf Rücknahme der Abmahnung bzw.
Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte - Nichts tun
Welche der beschriebenen Möglichkeiten die beste ist, lässt sich nicht einheitlich beantworten. Es kommt auf Ihren konkreten Einzelfall an:
War die Abmahnung ein einmaliger Vorfall und ist das Verhältnis mit dem Arbeitgeber ansonsten in Ordnung, so sollte man nicht gleich eine Klage anstreben, denn dies könnte sich negativ auf die „Betriebsstimmung“ auswirken. Eine Gegendarstellung dürfte in einem solchen Fall ausreichen.
Ist das Verhältnis mit dem Arbeitgeber aber sowieso schon vorbelastet und ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis eine Kündigung folgt, kann es vorteilhaft sein, sich mit einer Klage wehrhaft zu zeigen, um Schlimmeres zu vermeiden. Das gilt auch, wenn die Abmahnung Ihrem beruflichen Fortkommen entgegensteht und beispielsweise eine Beförderung verhindert.
Gibt es eine Frist für das Vorgehen gegen die Abmahnung?
Nein, in aller Regel gibt es keine starre Frist innerhalb derer der Arbeitnehmer gegen eine unberechtigte Abmahnung vorgehen muss. Denn der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, sich zu unberechtigten Vorwürfen zu erklären.
Sowohl ein Widerspruch als auch eine Gegendarstellung können daher zu einem späteren Zeitpunkt ggfs. auch Monate später verfasst und zur Personalakte gereicht werden.
Es gibt allerdings vereinzelt Stellungnahmefristen, wenn Sie - vor Ausspruch einer Abmahnung - dazu angehört werden (z.B. im TVöD).
Auch für eine Klage gegen die Abmahnung gibt es grundsätzlich keine gesetzliche Frist. Die Unwirksamkeit einer Abmahnung kann daher in der Regel auch noch zu einem späteren Zeitpunkt geltend gemacht werden, bspw. nach einer verhaltensbedingten Kündigung im Rahmen des Kündigungsschutzprozesses.
Da eine Abmahnung das berufliche Fortkommen hindern kann, sollte jedoch in jeden Einzelfall sorgfältig das Vorgehen gegen die Abmahnung geprüft werden.
Was ist eine Abmahnung?
Von einer Abmahnung spricht man dann, wenn die Rüge der arbeitsvertraglichen Pflichten mit der Androhung einer Kündigung verbunden wird.
Was ist der Unterschied zwischen einer Abmahnung und einer Ermahnung bzw. Verwarnung?
Nicht jede Rüge ist eine Abmahnung.
Vorstufen zu einer Abmahnung sind Belehrungen, Vorhaltungen, Ermahnungen, Verwarnungen oder Beanstandungen. Diese Rügen ergehen ohne Androhung einer Kündigung und sind daher "stumpfe Schwerter". Sie spielen kündigungsrechtlich kaum eine Rolle.
Beispiel:
Der Betriebsleiter einer Mannheimer Großhandlung wirft seinem Lageristen vor, dass er eine Kommission falsch zusammengestellt habe, weshalb eine Nachlieferung erforderlich geworden sei, die 50 Euro zusätzlicher Transportkosten verursacht habe. Er fügt abschließend hinzu, dass dies nicht wieder vorkommen dürfe. Es handelt sich nicht um eine Abmahnung, sondern um eine Ermahnung bzw. Beanstandung, da die Androhung der Kündigung für den Fall wiederholter Kommissionierungsfehler fehlt.
Die Abmahnung ist gesetzlich nur in § 314 BGB geregelt und beruht fast vollständig auf Richterrecht, d.h. auf Entscheidungen der Arbeitsgerichte.
Welche Voraussetzungen hat eine Abmahnung?
Eine Abmahnung hat grundsätzlich drei Voraussetzungen:
- Die genaue Beschreibung des beanstandeten Fehlverhaltens (Rügefunktion)
- Die Aufforderung, das beanstandete Verhalten in der Zukunft zu ändern
- Die Androhung von Rechtsfolgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses (Warnfunktion)
Beispiele:
Die Abteilungsleiterin eines Ludwigshafener Kaufhauses erhält vom Geschäftsführer ein Schreiben, in dem es heißt: "Sie sind am 15.07. in Urlaub gegangen, ohne unsere Werbeaktion "Schön in den Sommer", über die Sie schon am 12.07. unterrichtet wurden, an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Dadurch konnten die Waren nicht rechtzeitig mit Sonderpreisen ausgezeichnet werden, was zu zahlreichen Beschwerden unserer Kunden geführt hat. Sie werden aufgefordert, Werbeaktionen künftig unverzüglich und rechtzeitig vor Ihrer Abwesenheit weiterzugeben. Wenn Sie dem nicht Folge leisten, drohen wir weitergehende Konsequenzen bis hin zur Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses an."
Diese Abmahnung erfüllt alle drei Voraussetzungen einer Abmahnung.
Der Personalleiter wirft einem kaufmännischen Angestellten vor, dass er unzuverlässig arbeite. Wenn er dies nicht abstelle, müsse er mit einer Kündigung rechnen. Der Vorwurf "unzuverlässig" zu sein, ist so pauschal, dass er dem Erfordernis einer genauen Beschreibung des beanstandeten Verhaltens nicht genügt. Die Abmahnung ist also nicht wirksam, weil die ersten zwei Voraussetzungen nicht eingehalten wurden.
Muss eine Abmahnung schriftlich erklärt werden?
Eine Schriftform ist für Abmahnungen nicht vorgeschrieben. Sie können daher auch mündlich erklärt werden. Allerdings gibt es Ausnahmen in Tarifverträgen.
In der Praxis wird eine Abmahnung trotz der Formfreiheit aus Beweisgründen häufig schriftlich erteilt. Sie muss nicht als „Abmahnung“ bezeichnet werden.
Wer darf eine Abmahnung aussprechen?
Meistens werden Abmahnungen vom Arbeitgeber ausgesprochen.
Das Recht zur Abmahnung steht aber auch dem Arbeitnehmer zu, z.B. wenn der Arbeitgeber das Gehalt nicht pünktlich zahlt.
Auch wenn von diesem Recht nur sehr selten Gebrauch gemacht wird, gibt es durchaus Fälle, in denen eine Arbeitnehmer-Abmahnung sinnvoll sein kann.
Auf Arbeitgeberseite ist – außer dem Arbeitgeber selbst – jede Person zur Abmahnung berechtigt, die dem betroffenen Arbeitnehmer verbindliche Weisungen erteilen kann (z.B. der Fachvorgesetzte, Abteilungsleiter, Betriebsleiter usw.), sowie sonstige zur Abmahnung bevollmächtigte Personen.
Warum werden Abmahnungen ausgesprochen?
Gründe, warum Abmahnungen ausgesprochen werden, gibt es viele.
- So kann es einem Arbeitgeber darum gehen, einen Arbeitnehmer zur Einhaltung seiner Pflichten anzuhalten.
- Oder der Arbeitgeber will vermeiden, dass sich durch seine Untätigkeit eine Gewohnheit einschleicht, die möglicherweise sogar zu einer Vertragsänderung führt (ein vertragswidriges Verhalten kann u.U. vertragsgemäß werden, wenn der Arbeitgeber dieses Verhalten über einen längeren Zeitraum duldet).
- Hin und wieder werden Abmahnungen nur aus 'taktischen' Gründen ausgesprochen, nämlich mit dem Ziel, eine Kündigung vorzubereiten (siehe unten Abmahnung und Kündigung). In diesem Fällen werden schon kleinste Pflichtverstöße als Anlass für Abmahnungen herangezogen oder Abmahnungsgründe gar erfunden.
Wann dürfen Abmahnungen ausgesprochen werden?
Abmahnungen dürfen ausgesprochen werden, wenn ein Verstoß gegen vertragliche Pflichten vorliegt. Zu den arbeitsvertraglichen Pflichten gehört zunächst die Erbringung der geschuldeten Arbeitsleistung als solche. Aber auch sog. Nebenpflichten wie z.B. die Rücksichtnahme auf die Interessen des Arbeitgebers gehören zu den Pflichten eines Arbeitnehmers.
Beispiele für häufige Abmahnungsgründe:
- Abmahnung wegen Fehlern bei der Arbeit (sog. Schlecht- oder Minderleistung)
- Abmahnung wegen zu spät kommen
- Abmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen
- Abmahnung wegen Krankheit (bzw. verspäteter oder fehlender Anzeige einer Arbeitsunfähigkeit)
- Abmahnung bei Arbeitsverweigerung oder dem Nichtbefolgen von Weisungen
- Abmahnung wegen Beleidigung
Gibt es eine Frist für die Abmahnung durch den Arbeitgeber?
Gesetzlich gibt es keine Frist, die eingehalten werden muss, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Abmahnung erteilt.
Kommt es allerdings zu einem Gerichtsverfahren, muss der Arbeitgeber die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers beweisen. Ist dem Mitarbeiter die Abmahnung nicht innerhalb der nächsten Wochen nach dem Vorfall zugegangen, kann der Eindruck entstehen, dass der Arbeitgeber das Fehlverhalten hingenommen hat. Dadurch kann das Recht zur Abmahnung verwirkt sein. Für die Verwirkung gelten in der Praxis allerdings hohe Anforderungen.
Wie lange ist eine Abmahnung wirksam?
Für eine wirksame Abmahnung gibt es keine Verjährungsfrist. Daher bleiben auch ältere Abmahnungen wirksam. Allerdings kann auch das Recht aus der Abmahnung verwirken, wenn der Arbeitnehmer sich über einen längeren Zeitraum vertragsgerecht verhält oder der Arbeitgeber weiteres Fehlverhalten nicht beanstandet.
Die Verwirkung der Abmahnung kann es erforderlich machen, dass der Arbeitgeber das Fehlverhalten vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung erneut abmahnt.
Abmahnung und Kündigung
Will der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis aus "verhaltensbedingten" Gründen kündigen, muss er den Arbeitnehmer in aller Regel vorher abgemahnt haben.
Verhaltensbedingt bedeutet, dass der Grund für die Kündigung in dem Verhalten des Arbeitnehmers liegt: Der Arbeitnehmer verletzt seine Pflichten (zum Beispiel weil er seine Arbeit nicht ordentlich macht, einen Kollegen beleidigt, unpünktlich ist oder unentschuldigt fehlt).
Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob die Kündigung fristlos oder fristgemäß ausgesprochen werden soll.
Das Erfordernis einer vorherigen Abmahnung ergibt sich aus dem Grundsatz, dass eine Kündigung nur dann gerechtfertigt ist, wenn es keine anderen, milderen Mittel gibt.
Eine Abmahnung ist ein milderes Mittel als eine Kündigung. Daher ist bei einer Pflichtverletzung des Arbeitnehmers in den meisten Fällen erst eine Abmahnung auszusprechen, um ihn dazu anzuhalten, seine Pflichten ordentlich zu erfüllen, und um ihn zugleich zu warnen, dass er im Wiederholungsfall mit schlimmeren Konsequenzen rechnen muss.
Was ist, wenn schon einmal abgemahnt wurde?
Allerdings ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, immer nur abzumahnen.
Hat er den Arbeitnehmer wegen eines bestimmten Verhaltens schon einmal abgemahnt, so gilt das sog. Prognoseprinzip: Verletzt der Arbeitnehmer erneut seine vertraglichen Pflichten, kann regelmäßig davon ausgegangen werden, es werde auch zukünftig zu weiteren Vertragsstörungen kommen.
Der Arbeitgeber kann daher bei einer wiederholten Pflichtverletzung eine Kündigung aussprechen.
Erforderlich ist aber, dass die wiederholte Pflichtverletzung mit der Pflichtverletzung, wegen der schon einmal abgemahnt wurde, vergleichbar ist: Sie muss aus demselben Bereich stammen, so dass Abmahnung und Kündigungsgrund in einem Zusammenhang stehen.
Beispiel:
Ein LKW-Fahrer hat vergessen, eine Lieferung zum Kunden zu bringen und wurde deswegen abgemahnt. Wenig später wird er krank, vergisst aber, sich rechtzeitig krank zu melden. Beides (fehlende Ablieferung der Waren und verspätete Krankmeldung) stellen Pflichtverstöße dar. Sie betreffen aber unterschiedliche Pflichten, weshalb sie nicht vergleichbar sind. Es handelt sich also nicht um die Wiederholung eines bereits abgemahnten Verhaltens, so dass die Kündigung des Arbeitgebers wegen der verspäteten Krankmeldung unwirksam wäre.
Wie oft muss abgemahnt werden, bevor eine Kündigung ausgesprochen werden darf?
Es gibt keine einheitliche Regel, wie oft ein Verhalten vorher abgemahnt worden sein muss, bevor eine Kündigung ausgesprochen werden darf. Vielmehr kommt es auf die Schwere des Pflichtverstoßes und die sonstigen Umstände an.
Bei leichten Verfehlungen, die zudem folgenlos geblieben sind, wird eine einmalige vorherige Abmahnung nicht genügen. Wurde eine Verkäuferin beispielsweise einmal abgemahnt, weil sie 5 Minuten zu spät zur Arbeit gekommen ist, und kommt sie dann wieder 5 Minuten zu spät, wird dies eine Kündigung eher nicht rechtfertigen.
Bei Verstößen schwerwiegenderer Art kann aber schon eine einmalige Abmahnung im Wiederholungsfall eine Kündigung rechtfertigen. Wurde der Leiter der Verkaufsabteilung zum Beispiel schon einmal abgemahnt, weil er einen größeren Kundenauftrag nicht rechtzeitig weitergegeben hat und der Kunde deshalb abgesprungen ist, und wiederholt sich dies ein weiteres Mal, so wird man davon ausgehen können, dass eine darauf gestützte Kündigung wirksam sein kann.
Damit sich der Arbeitgeber bei einer verhaltensbedingten Kündigung auf eine vorherige Abmahnung stützen kann, sollte die Abmahnung nicht länger als zwei bis drei Jahre zurückliegen, da es ansonsten an der Warnfunktion der Abmahnung fehlen kann.
Kann eine verhaltensbedingte Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung wirksam sein?
In eher seltenen Fällen darf der Arbeitgeber ohne vorherige Abmahnung aus verhaltensbedingten Gründen kündigen.
Solche Fälle können sein: Verstöße im Vertrauensbereich oder besonders schwerwiegende Verstöße, bei denen der Arbeitnehmer von vorneherein wissen musste, dass sein Verhalten rechtswidrig ist und vom Arbeitgeber auf keinen Fall hingenommen werden wird. Allerdings ist selbst bei Straftaten (Diebstahl von Waren, Lohnbetrug, schweren Beleidigungen usw.) stets im Einzelfall zu prüfen, ob eine Abmahnung ausgereicht hätte, um die Vertragstreue des Arbeitnehmers zukünftig wieder herzustellen.
Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
Im Grundsatz hat ein Arbeitnehmer das Recht eine Löschung der Abmahnung aus der Personalakte zu verlangen, wenn die Eintragung unrichtig ist.
Anders sieht es jedoch aus, wenn die Abmahnung zu Recht erteilt worden ist. Da es für eine solche Abmahnung keine Verjährungsfrist gibt, muss sie auch nicht nach einer bestimmten Zeit aus der Personalakte entfernt werden. Eine Anspruch auf Entfernung der Abmahnung kann aber in Ausnahmefällen bestehen, wenn keinerlei berechtigtes Interesse des Arbeitgebers mehr besteht, die Abmahnung weiter aufzubewahren.
Der Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung sollte im laufenden Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden. Denn nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht in der Regel kein Anspruch auf die Beseitigung (unrichtiger) Abmahnungen.
Ausnahmsweise gilt dies nicht, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass eine Abmahnung dem Arbeitnehmer auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden könnte.