Excel-datei für mehrere benutzer gleichzeitig freigeben windows 10

Hast Du Dich auch schon einmal darüber geärgert, wenn Du gerade an einer Excel-Datei arbeiten wolltest und ein lieber Kollege die Datei schon vor Dir geöffnet hat und Dich damit blockiert?

Gerade wenn es darum geht, in Teams gemeinsam eine Excel-Datei zu nutzen, wird man öfter ausgebremst, als einem lieb ist.

Wie sagte schon der britische Admiral Charles Saunders (1715 – 1775):

Teamwork = Wenn fünf Leute für etwas bezahlt werden, was vier billiger tun könnten, wenn sie nur zu dritt wären und zwei davon verhindert.

Dabei gibt es eine einfache Möglichkeit, Arbeitsmappen für mehrere Anwender gleichzeitig zugänglich zu machen.

Und so geht’s:

Arbeitsmappe freigeben

Um eine Excel-Datei für die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Nutzer vorzubereiten, klickt man einfach die Schaltfläche „Arbeitsmappe freigeben“ im Register „Überprüfen“:

Arbeitsmappe freigeben

Im folgenden Fenster kreuzt man das Kästchen an, um die gemeinsame Bearbeitung zuzulassen:

Gemeinsame Bearbeitung zulassen

Über das Register „Weitere“ kann man zusätzliche Einstellungen vornehmen, wie z.B. die Nachverfolgung von Änderungen. Diese Option sollte man aktiviert lassen, wenn man hinterher sehen möchte, welcher Nutzer was genau geändert hat:

Weitere Einstellungen

Außerdem kann man hier festlegen, wie mit Konflikten umgegangen werden soll. Das heißt, für den Fall, dass mehrere Anwender die gleichen Daten verändern. In vielen Fällen empfiehlt sich hier die Option „Manuell entscheiden“.

Nach einem Klick auf „OK“ wird man von Excel darauf hingewiesen, dass man jetzt speichern sollte:

Damit wird die Arbeitsmappe freigegeben

Und damit ist die Arbeitsmappe freigegeben, wie man am entsprechenden Hinweis oben in der Kopfzeile neben dem Dateinamen erkennen kann:

Die freigegebene Arbeitsmappe

Mit freigebenen Arbeitsmappen arbeiten

Ein zweiter Anwender kann nun die Datei gleichzeitig öffnen, ohne die sonst übliche Fehlermeldung zu erhalten, dass die Datei schon von einem anderen Anwender gesperrt ist. Um zu sehen, ob noch jemand gerade an der Datei arbeitet, klickt man wieder auf die Schaltfläche „Arbeitsmappe freigeben“:

Wer arbeitet noch in der Datei?

Hinweis:
Die in diesem Fenster rechts unten angebotene Schaltfläche „Benutzer entfernen“ sollte man tunlichst nicht anklicken. Denn damit trennt man den anderen Anwender von der Datei und er kann seine vorgenommenen Änderungen nicht in diese Datei zurückspeichern.

Nun nehmen wir an, dass verschiedene Benutzer ein paar Änderungen durchführen und diese auch abspeichern. Danach öffne ich die Datei wieder und möchte mir anzeigen lassen, was jetzt geändert wurde. Dazu klicken ich die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ und wähle die Option „Änderungen hervorheben:“

Änderungen hervorheben

Jetzt kann ich noch einschränken, welche Änderungen ich sehen möchte. Außerdem gebe ich in der letzten Option noch an, dass ich ein Protokoll in einem eigenen Arbeitsblatt möchte:

Anzeigeoptionen

Excel erzeugt mir daraufhin einen sogenannten Änderungsverlauf mit allen Details: Wer hat wann, wo und was genau in meiner Datei verändert:

Änderungsverlauf

Zusätzlich sieht man in der eigentlichen Tabelle noch sämtliche Änderungen durch einen farbigen Rahmen hervorgehoben. Und wenn man die Maus über eine dieser Zellen bewegt, erscheint auch noch eine Notiz mit den Details:

Änderungen werden farblich hervorgehoben

Sobald man nun die Datei speichert, verschwinden sowohl die farblichen Markierungen als auch das Blatt mit dem Änderungsprotokoll. Beides kann ich aber jederzeit über die Schaltfläche „Änderungen hervorheben“ wieder aufrufen.

Hopp oder Top?

Als Eigentümer der Tabelle habe ich nun noch die Möglichkeit, die vorgenommenen Änderungen entweder abzulehnen oder anzunehmen. Dies passiert wieder über die Schaltfläche „Änderungen hervorheben“, Option „Änderungen annehmen/ablehnen“:

Annehmen oder ablehnen

Dann bekomme ich jede Änderung nochmal in einem Fenster präsentiert und kann entweder einzeln oder für alle entscheiden, wie ich damit verfahren will:

Annehmen oder ablehnen?

Sollte ich mich für das Ablehnen entscheiden, werden die vorgenommenen Änderungen wieder rückgängig gemacht. Und auch das wird im Änderungsprotokoll wieder angezeigt:

Die Änderung der Änderung

Einschränkungen

Wie man sieht, bietet Excel mit den freigegebenen Arbeitsmappen ein schönes Werkzeug für die Teamarbeit.

Allerdings muss man ein paar Einschränkungen in Kauf nehmen, d.h. nicht alle Excel-Funktionalitäten sind in solchen Arbeitsmappen verfügbar. So lassen sich z.B. keine Zellen verbinden oder bedingte Formatierungen definieren. Näheres findet sich dazu in der Hilfefunktion von Excel.

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P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.