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Wenn Sie als Vermieter:in Nebenkostenvorauszahlungen mit Ihren Mieter:innen vereinbart haben, müssen Sie ihnen einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zuschicken. Dafür ist es wichtig, die gesetzten Fristen einzuhalten, sonst verliert das Dokument sein Gültigkeit. Hier erfahren Sie alles über den Abrechnungszeitraum und die geltenden Fristen sowie welche Nebenkosten Sie auf die Mieter:innen umlegen dürfen. Zudem erhalten Sie ein Muster für die Nebenkostenabrechnung.  Das Wichtigste in Kürze
Inhaltsverzeichnis
Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?Wenn Ihre Mieter:innen eine regelmäßige Nebenkostenvorauszahlung über die Warmmiete leisten, müssen Sie als Vermieter:in Ihnen einmal im Jahr eine Abrechnung schicken. Es gibt verschiedene Fristen bei der Nebenkostenabrechnung für Vermieter:innen zu beachten: Zuallererst gilt eine Frist von zwölf Monaten ab Ende des Abrechnungszeitraums. § 556 Abs. 3 des BGB gibt an, dass Sie die Nebenkostenabrechnung alle zwölf Monate schicken müssen. Dafür dürfen Sie selbst den Zeitpunkt wählen, an den Sie sich dann in allen folgenden Jahren des Mietverhältnisses halten müssen. Viele Vermieter:innen wählen den 31. Dezember als Frist für die Nebenkostenabrechnung, aber Sie dürfen sich auch für andere Abrechnungszeiträume entscheiden. Es ist aber gleich für jede Mietnebenkostenabrechnung, bis wann sie ausgestellt werden muss – innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Berechnungszeitraums. Nebenkostenabrechnungen immer im Rahmen der Frist! Eine Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Berechnungszeitraums erstellt und versandt werden. Sollten Vermieter:innen dies versäumen, verjähren ihre Ansprüche auf Zahlungen durch die Mieter:innen drei Jahre später am 31.12. des Jahres (Silvesterverjährung)! Beispiel: Sie haben einen Abrechnungszeitraum gewählt, der dem Kalenderjahr entspricht. Die Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vom Januar bis Dezember 2022 müssen Sie dann bis zum 31.12.2023 verschicken. In dieser Abrechnung listen Sie die Gesamtkosten auf und geben an, welche Kosten für den Abrechnungszeitraum auf den:die jeweilige:n Mieter:in entfallen. Daraus ergeben sich fast immer Rückzahlungen oder Nachzahlungen. Keine Nachzahlung bei Nichteinhaltung der Frist: Wenn Sie die Neben- oder Betriebskostenabrechnung für die Wohnung nicht rechtzeitig schicken, können Sie keine Nachzahlungen von Ihren Mieter:innen einfordern. Die Mieter:innen haben aber dennoch ein Recht auf eventuelle Rückzahlungen. Alles über die Nebenkostenabrechnung auf einen BlickWann ist eine verspätete Nebenkostenabrechnung erlaubt?Sollte die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht Ihre Schuld sein, ist eine verspätete Zusendung erlaubt. Jedoch liegt die Beweispflicht darüber, dass die Fristüberschreitung nicht Ihr Verschulden ist, bei Ihnen. Nur, wenn Sie diese Bedingungen erfüllen, ist die Nebenkostenabrechnung nach dem Frist Zeitraum wirksam. Es ist Zeit für Ihre Nebenkostenabrechnung?
Erstellen Sie in nur wenigen Schritten Ihre rechtsichere Nebenkostenabrechnung mit Vermietet.de von ImmoScout24. Im Anschluss laden Sie diese einfach herunter oder schicken Sie sie direkt an Ihre Mieter:innen. Folgende Gründe kommen für die Verspätung der Betriebskostenabrechnung infrage:
Welchen Zeitraum schließt die Nebenkostenabrechnung ein?Grundsätzlich beträgt der Abrechnungszeitraum immer zwölf Monate. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Abrechnungszeitraum zwischen Januar und Dezember oder zwischen April und März liegt. Nebenkostenabrechnungen über mehr als zwölf Monate sind nicht ordnungsgemäß. Mieter:innen können die Nachzahlungen für solche Abrechnungen verweigern. Kürzere Abrechnungszeiträume sind in Ausnahmefällen zulässig. Diese Regelung kommt besonders häufig zur Anwendung, wenn Mieter:innen weniger als ein Jahr lang in der Mietwohnung wohnen. Die Nebenkostenabrechnung erhalten sie dann entsprechend anteilig. Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung nach Auszug?Die Fristen für die Mietnebenkostenabrechnung gelten auch dann, wenn der:die Mieter:in seitdemvorzeitig ausgezogen ist. Sie als Vermieter:in müssen Ihren mittlerweile verzogenen Mieter:innen also dennoch zwölf Monate nach Ablauf des Bemessungszeitraums die Mietnebenkostenabrechnung in Schriftform zukommen lassen. Nebenkosten bei vorzeitigem Auszug zahlen Manche Mieter:innen würden die Mietzahlungen bei einem vorzeitigen Auszug gern mindern und in dieser Zeit nur noch die Kaltmiete zahlen, also keine Betriebskosten mehr entrichten. Dies ist jedoch nicht zulässig! Was muss ich als Vermieter:in bei der Nebenkostenabrechnung beachten?In der Nebenkostenabrechnung werden umlagefähige Betriebskosten aufgeführt, die die Mieter:innen tragen müssen. Als Vermieter:in sind Sie verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung so zu erstellen, dass sie klar, übersichtlich und nachvollziehbar ist. Sie muss also frei von komplizierten Rechnungen sein, damit die Mieter:innen sie einfach überprüfen können. Eine Betriebskostenabrechnung muss in schriftlicher Form erfolgen, also per Post, Fax oder E-Mail an die einzelnen Mietparteien übersandt werden. Um dies sicherzustellen, müssen formale und inhaltliche Mindestanforderungen an die Form der Nebenkostenabrechnung eingehalten werden, da sie ansonsten nicht gültig ist. Neben einer nachvollziehbaren Zusammenstellung aller Gesamtkosten und der Aufschlüsselung nach individuellem Verbrauch muss die Abrechnung auch Angaben zum Verteilerschlüssel und den geleisteten Vorauszahlungen enthalten. Wie kann ich die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist rechtssicher zustellen?Als Vermieter:in tragen Sie hinsichtlich der rechtzeitigen Nebenkostenabrechnungszustellung die volle Beweislast. Mieter:innen müssen das schriftliche Dokument rechtzeitig und vollständig erhalten. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie nachweisen, dass Sie das Dokument ordnungsgemäß versandt haben. Es gibt die folgenden Möglichkeiten der Zustellung:
Der Versandbeleg allein ist bei keiner dieser Varianten ausreichend, um den Eingang der Nebenkostenabrechnung bei den Mieter:innen zu beweisen. Übrigens ist ein Aushang im Flur ebenfalls nicht ausreichend. Im Zweifelsfall können Sie die Nebenkostenabrechnung persönlich zustellen oder Ihre Mieter:innen um eine schriftliche Eingangsbestätigung bitten. Falls Sie erwarten, dass es Probleme geben könnte, ist es möglich, die Nebenkostenabrechnung unter Anwesenheit von neutralen Zeug:innen zu übergeben. Gibt es ein Muster für Nebenkostenabrechnungen?Um die Abrechnungen schnell erstellen zu können, bietet Ihnen Vermietet.de von ImmoScout24 eine einfache Berechnungsvorlage für die Nebenkostenabrechnung. Alles, was Sie tun müssen, ist den Gesamtverbrauch einzugeben. Je nach Verteilerschlüssel werden anschließend die Abrechnungen für die einzelnen Mietparteien erstellt. Durch den klaren Aufbau des Formulars, die Transparenz aller Kosten und den nachvollziehbaren Verteilerschlüssel sind Sie auf der sicheren Seite und haben alle umlegbaren Kosten im Blick. Die Nebenkostenabrechnung, die Sie online erstellen, erhalten Sie ganz bequem per E-Mail. Die Abrechnung der Nebenkosten für Ihre Mieter:innen können Sie also ebenso unkompliziert per E-Mail weiterleiten. Es ist Zeit für Ihre Nebenkostenabrechnung? Erstellen Sie in nur wenigen Schritten Ihre rechtssichere Nebenkostenabrechnung mit Vermietet.de von ImmoScout24. Im Anschluss können Sie diese einfach herunterladen oder direkt an Ihre Mieter:innen verschicken. FAQ: Häufige Fragen zur Frist der Nebenkostenabrechnung Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung? Die Frist für die
Nebenkostenabrechnung beträgt laut Betriebskostenverordnung zwölf Monate. Vermieter:innen müssen ihren Mieter:innen die Abrechnung also innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Dieser Zeitraum wird im Mietvertrag festgehalten. Wenn
Sie die Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der Frist verschicken, dürfen Mieter:innen eventuelle Aufforderungen zur Nachzahlung ignorieren. Rückzahlungen dürfen sie jedoch trotzdem von Ihnen fordern. Als Vermieter:in haben Sie drei Jahre lang Anspruch auf die Zahlung
ausstehender Nebenkosten. Jedoch gilt das nur, wenn Sie diesen Anspruch innerhalb der Frist von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums geltend machen, indem Sie die Nebenkostenabrechnung verschicken. Mieter:innen haben nach Eingang der
Nebenkostenabrechnung 30 Tage Zeit, um die Nachzahlungen zu begleichen. Diese Zahlung ist unabhängig davon, ob die Mieter:innen mit der Abrechnung einverstanden sind, fällig. Danach haben sie jedoch Zeit, die Nebenkostenabrechnung anzufechten. Der Anspruch auf die Erteilung einer
Nebenkostenabrechnung verjährt nach drei Jahren ab dem Zeitpunkt des Endes der Abrechnungsfrist, wobei die Frist unabhängig vom Abrechnungszeitraum mit dem Schluss des Jahres beginnt (sogenannte Silvesterverjährung, §§ 195, 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Beispielsweise endet der Abrechnungszeitraum am 31.10.2022, die Frist beginnt ab dem 31.12.2022 und demnach sind Betriebskostenabrechnungen für
diese Periode, die nach dem 31.12.2025 eingereicht werden, ungültig. Wie lange darf der Vermieter die Nebenkosten abrechnen?In § 556 BGB wird nicht nur die Höchstgrenze für den Abrechnungszeitraum juristisch festgelegt, sondern auch die Frist, bis wann die Nebenkostenabrechnung zugestellt werden muss. Diese beträgt ebenfalls maximal 12 Monate und muss bis zum Ablauf des zwölften Monats dem Mieter schriftlich vorliegen.
Wie lange hat man Zeit die Nebenkostennachzahlung zu bezahlen?Regelmäßig hat Ihr Mieter eine Frist von 30 Tagen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung, um die Nebenkostennachzahlung zu begleichen. Innerhalb dieses Zeitraums ist die Zahlung fällig und zwar unabhängig davon, ob der Mieter mit der Nebenkostenabrechnung einverstanden ist oder nicht.
Was tun wenn man die Nebenkostenabrechnung nicht auf einmal bezahlen kann?Zeichnet sich ab, dass finanzielle Schwierigkeiten drohen, rät der Mieterbund zu einem frühzeitigen Gespräch mit dem Vermieter. Möglich ist es beispielsweise, eine Ratenzahlung zu vereinbaren, um den Betrag der Nebenkostenabrechnung abzuzahlen.
Wann ist die Nebenkostenabrechnung zu spät?Kam die Abrechnung zu spät, kann der Mieter eine Aufforderung zur Nachzahlung in der Regel komplett ignorieren. Der Vermieter muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Der Abrechnungszeitraum ist im Mietvertrag geregelt und fällt in der Regel mit dem Kalenderjahr zusammen.
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Wie lange habe ich Zeit um die Nebenkostenabrechnung zu bezahlen?
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