Bei einer Prüfung des SAP-Systems muss zwischen einer externen Wirtschaftsprüfung und einer internen Revision unterschieden werden. Beide Prüfungsvarianten haben verschiedene Ziele und Hintergründe. Genaueres dazu erfahren Sie in dem folgenden Beitrag.
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- Wirtschaftsprüfung im SAP (Wirtschaftsprüfung und SAP Berechtigungen – Teil 1)
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Die externe Wirtschaftsprüfung
Eine externe Wirtschaftsprüfung erfolgt immer von betriebsfremden und prozessunabhängigen Personen. Dabei steht die Buchführung im Vordergrund. Das oberstes Ziel ist es festzustellen, ob die Finanzberichterstattung des Unternehmens korrekt ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Der Zweck hierbei ist der Schutz von Externen wie zum Beispiel von Kunden oder Zulieferern des Unternehmens.
Durchgeführt werden externe Wirtschaftsprüfungen von großen Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften wie PwC, Ernst & Young, Deloitte oder KPMG. Im schlimmsten Fall ist es bei einer externen Wirtschaftsprüfung sogar möglich, dass das geprüfte Unternehmen Strafzahlungen leisten muss, wenn die gefundenen Mängel nicht behoben werden.
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Die interne Revision
Im Gegensatz zur externen Wirtschaftsprüfung wird die interne Revision vom Unternehmen selbst und somit von Betriebsangehörigen, aber prozessfremden Personen durchgeführt. Der Fokus der internen Revision liegt hier stärker auf der Prüfung der Systeme im Unternehmen mit dem obersten Ziel, die Unternehmung und ihre Wirtschaftlichkeit zu schützen. Eine Möglichkeit der internen Revision ist die Nutzung eines internen Kontrollsystems (IKS). Ein IKS dient zum Beispiel der Überwachung von Prozessen, Arbeitsabläufen und der Sicherung und des Schutzes der vorhandenen Vermögenswerte vor Verlusten.
Geld sparen durch eine interne Revision
Weiterhin kann die interne Revision zur Vorbereitung auf die externe Wirtschaftsprüfung dienen. So könnte man Prüfungen, die in der Vergangenheit bereits von Wirtschaftsprüfern durchgeführt wurden, einfach im Vorfeld selbst durchführen. Im Anschluss kann man dann die selbst gefundenen Probleme beheben und so sehr gut vorbereitet in eine externe Wirtschaftsprüfung gehen. Dies erspart allen Beteiligten viel Arbeit und dem Unternehmen gutes Geld.
Um noch mehr Geld zu sparen, kann eine interne Revision auch als Investitionsschutz agieren. Lassen Sie mich dies an einem Beispiel erklären: In der letzten Wirtschaftsprüfung bemängelte der Prüfer die SAP-Berechtigungen und deren viel zu großzügige Vergabe. Daraufhin haben Sie im Rahmen eines Berechtigungredesigns die SAP-Berechtigungen komplett neu aufgesetzt. Somit ist der Prüfer erstmal zufrieden. Damit jetzt aber sichergestellt ist, dass die Berechtigungen auch zukünftig sauber bleiben und der Prüfer in den nächsten Wirtschaftsprüfungen weiterhin zufrieden damit ist, kann die Vergabe von neuen Berechtigungen zukünftig mittels eines IKS (internes Kontrollsystem) überwacht werden. Genaueres zum IKS können Sie hier lesen.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie sich auf eine anstehende Wirtschaftsprüfung optimal vorbereiten wollen, empfehlen wir unser Webinar SAP Berechtigungen: Last-Minute-Tipps, bevor die Prüfer kommen. Auf RZ10.de haben wir außerdem weitere Artikel zum Thema Wirtschaftsprüfung.
Bei weiteren Fragen oder Beratungsbedarf zu dem Thema, können Sie uns auch jederzeit eine Mail an info@rz10.de schreiben.
Interne Auditoren arbeiten innerhalb einer Organisation und berichten an deren Audit Committee und/oder Direktoren. Sie helfen bei der Gestaltung der Organisationssysteme des Unternehmens und bei der Entwicklung spezifischer Risikomanagementrichtlinien. Sie stellen auch sicher, dass alle für das Risikomanagement implementierten Richtlinien effektiv funktionieren. Die Arbeit des internen Auditors ist in der Regel kontinuierlich und basiert auf den internen Kontrollsystemen eines Unternehmens jeder Größe.
Externe Auditoren sind unabhängig von der Organisation, die sie auditieren. Sie berichten an die Aktionäre des Unternehmens. Sie geben ihre erfahrene Meinung zur Wahrhaftigkeit des Jahresabschlusses des Unternehmens ab und führen testweise Arbeiten zur Überwachung der vorhandenen Systeme durch.
Die Unterschiede
Es gibt drei wesentliche Unterschiede in der Tätigkeit der internen und externen Revision. Jeder wird im Folgenden ausführlich erörtert:
Ernennung
Externe Wirtschaftsprüfer werden von den Aktionären eines Unternehmens ernannt, obwohl dies normalerweise durch Diskussion mit Direktoren geschieht. Externe Auditoren müssen von einem anderen Unternehmen unabhängig von ihrem eigenen ernannt werden, während interne Auditoren in der Regel Mitarbeiter der Organisation sind. Kunden als externer Auditor zufrieden zu stellen, ist oft schwieriger als intern, da Sie Ihre Mitmenschen bereits in der zweiten Instanz kennen.
Ziele
Die Ziele eines externen Abschlussprüfers sind in der Regel gesetzlich festgelegt, während das Management die Ziele für interne Audits festlegt. Externe Prüfer haben in der Regel freie Hand, jeden Aspekt des Systems zu untersuchen und zu bewerten, während das Management bestimmte Bereiche, auf die sich die internen Prüfer konzentrieren sollen, genau bestimmen und hervorheben kann. Es gibt verschiedene Arten der internen Revision.
Verantwortung
Externe Rechnungsprüfer sind gegenüber den Eigentümern der Gesellschaft verantwortlich, die von ihren Eigentümern über die Aktionäre bis hin zur Regierung oder der Öffentlichkeit reichen können. Interne Auditoren sind ausschließlich für die Geschäftsleitung des Unternehmens verantwortlich.
Ein genauerer Blick
Eine interne Revision untersucht die wichtigsten Risiken des Unternehmens und wie das Unternehmen diese Risiken effektiv verwaltet. Daraus ergeben sich in der Regel abteilungsübergreifende Verbesserungsvorschläge. In der Regel werden sowohl finanzielle als auch nichtfinanzielle Elemente einbezogen, und der Ruf des Unternehmens kann ein Faktor sein, der bewertet wird.
Eine externe Prüfung konzentriert sich auf das Finanzwesen und die wesentlichen Risiken, die mit dem Finanzgeschäft des Unternehmens verbunden sind. Sie werden in der Regel mindestens jährlich durchgeführt, um die jährliche Abschlussprüfung der Finanzabschlüsse durchzuführen. Diese Prüfung soll zeigen, ob die Abschlüsse ein wahres und faires Spiegelbild der finanziellen Lage des Unternehmens sind. Externe Prüfer bewerten alle internen Kontrollen, die zum Management finanzieller Risiken eingeführt wurden, um festzustellen, ob sie effektiv arbeiten.
Die Arbeit in der Wirtschaftsprüfung ist immer eine Herausforderung und unabhängig davon, ob Sie als externer oder interner Wirtschaftsprüfer arbeiten, stehen Sie vor vielen beruflichen Herausforderungen. Viele Menschen entscheiden sich dafür, in internen Rollen zu arbeiten, um die Kameradschaft und die Beziehung zu einem einzelnen Unternehmen zu haben, während andere die Vielfalt der Arbeit genießen, auf die sie in einer externen Rolle stoßen, in der jeder Tag anders ist.